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Comment mettre en place un contrôle des coûts d’entreprise ?

Pour gérer une activité commerciale suffisamment rentable et performante dans une société compétitive comme celle à laquelle nous appartenons tous, il est conseillé de procéder périodiquement à des analyses des coûts de l’entreprise qui, en plus de donner un aperçu clair de la situation économique actuelle, aident également identifier la source de tout déchet, permettant de le réduire dans les plus brefs délais.

Pour que cette maîtrise des coûts garantisse véritablement de bons résultats à court et long terme, il faut cependant prendre en considération une série de directives spécifiques, que nous aborderons immédiatement ci-dessous : des opérations importantes à réaliser avec soin pour avoir une maîtrise totale de l’évolution de la situation financière de votre entreprise.

Identifier toutes les dépenses

Une bonne analyse des coûts d’une entreprise passe avant tout par l’identification précise de toutes les dépenses engagées au cours d’une certaine période (un an, deux ans, cinq ans, etc.).

Pour obtenir une estimation correcte, il est important de diviser les coûts d’exploitation de l’entreprise qui ne génèrent pas de bénéfices réels (production, achat, financement, ventes, marketing, recherche, développement, etc.), les coûts fixes (personnel, matières premières, matériel informatique, etc.) et les coûts sur lesquels il est possible d’économiser (contrats de fournitures, loyers, etc.).

Fixez-vous des objectifs précis

Après l’évaluation et le contrôle des coûts décrits au point précédent, il est alors nécessaire de comprendre combien et où vous pouvez réellement économiser, en considérant les différents services de l’entreprise et en procédant pour des objectifs précis : si, par exemple, vous vous rendez compte qu’ être opérationnel dans une certaine région entraîne des dépenses économiques excessives, il est nécessaire d’orienter les ressources dans les domaines les plus rentables, en les concentrant de manière à réduire le gaspillage et augmenter les revenus.

Consulter les employés et les collaborateurs

Afin de s’assurer que l’analyse des coûts de l’entreprise est aussi véridique et fiable que possible, il est également nécessaire de demander l’avis des employés et collaborateurs engagés dans des activités commerciales au quotidien : étant donné que toutes les pièces disponibles vivent en contact direct avec la réalité de l’entreprise dans laquelle ils travaillent, peut certainement apporter une contribution importante pour éliminer toute perte de temps et/ou d’argent.

Identifier les opportunités d’économies

Lorsque le but principal est de limiter les dépenses, une solution valable à mettre en œuvre est d’identifier tous les coûts sur lesquels il est possible d’économiser : qu’il s’agisse de dépenses erronées, de remises manquantes ou de gaspillage d’une autre nature, il faut trouver des alternatives pour réduire l’effort économique.

Déjà en voyageant en classe économique plutôt qu’en classe affaires ou en demandant aux fournisseurs des commandes plus importantes et à prix réduit au lieu de commandes plus petites et plus chères, le gaspillage diminue considérablement.

Faire des changements

Le moyen le plus simple de mettre en œuvre une réduction de coûts efficace et durable est certainement d’intervenir sur :

• les coûts d’achat : recherchez des fournisseurs moins chers, passez de grosses commandes sur lesquelles vous pouvez obtenir de bonnes remises, etc.
• les coûts de production : identifier les zones où les composants standards peuvent être utilisés et les composants personnalisés éliminés, trouver des systèmes plus efficaces que ceux utilisés, etc.
• les frais de location : demander aux salariés non essentiels de travailler à domicile pour réduire la taille du bureau, envisager des offres de coworking, installer des dispositifs d’économie d’énergie, etc.
• les frais de communication : écrire au public par e-mail au lieu d’utiliser le courrier traditionnel, rechercher des offres téléphoniques avec la formule tout compris, etc.
• les frais de personnel : externaliser les activités non essentielles, investir dans les nouvelles technologies pour remplacer certains processus manuels, se tourner vers des indépendants ou des salariés à temps partiel, etc.

Embaucher un consultant

Pour effectuer un contrôle précis et scrupuleux des coûts, il peut parfois s’avérer nécessaire de faire appel à un consultant spécialisé comme le comptable qui, en plus de mettre sa richesse de connaissances à disposition de l’entreprise, apporte un point de vue objectif et libre des intérêts corporatifs.

Si la sélection de ce personnage doit se faire en tenant compte de ses expériences antérieures et les modalités de collaboration seront clairement formalisées accompagnées d’un accord de confidentialité.